Mitarbeitergespräch: Leitfaden, Fragen & Vorlagen – inklusive kostenlosem Generator
Dieses Tool unterstützt dich dabei, ein Mitarbeitergespräch professionell vorzubereiten und durchzuführen – von der Vorbereitung über Fragen und Zielvereinbarung bis zum Protokoll. Ideal für Jahresgespräche, Entwicklungs- und Feedbackgespräche – in Präsenz, hybrid oder remote.
Was ist ein Mitarbeitergespräch?
Ein strukturiertes Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter:in, in dem Leistung, Zusammenarbeit, Lernfelder, Ziele und Entwicklungsschritte reflektiert und verbindlich festgehalten werden. Gute Gespräche schaffen Klarheit, stärken Vertrauen und fördern Leistung & Entwicklung – psychologisch sicher, respektvoll und ergebnisorientiert.
Mitarbeitergespräch vorbereiten & durchführen: Ablauf in 7 Schritten
- Ziele & Agenda definieren: Ziel des Gesprächs, Agenda, Zeitfenster, Rollen klären.
- Fakten sammeln: Beispiele/Belege, KPIs, Feedback aus dem Team, Self-Assessment.
- Rahmen setzen: ruhiger Ort, ungestörte Zeit, Vertraulichkeit, Ton & Haltung.
- Rückblick & Feedback: konkret, beidseitig, an Beispielen (STAR/BEI), aktiv zuhören.
- Zielvereinbarung: SMART oder OKR; Prioritäten, Messgrößen, Meilensteine.
- Entwicklung & Support: Kompetenzen, Maßnahmen, Ressourcen, Commitment.
- Dokumentation & Follow-up: Protokoll, Verantwortlichkeiten, Termine, Review-Zyklus.
Tipp: Starte oben mit dem Generator – er führt dich durch alle Schritte und erstellt ein klares Protokoll des Mitarbeitergesprächs.
Mitarbeitergespräch Fragen – Beispiele für Führung & Mitarbeitende
- Rückblick: Was lief gut? Wo gab es Hürden? Welche Beispiele belegen das?
- Zusammenarbeit: Was stärkt/hemmt unsere Zusammenarbeit? Was lernen wir daraus?
- Wertbeitrag: Welche Ergebnisse hatten den größten Impact? Woran messen wir das?
- Entwicklung: Welche Fähigkeiten willst du ausbauen? Welche Unterstützung brauchst du?
- Ziele: Welche 3 Prioritäten bis zum nächsten Check-in? Welche Kennzahlen?
- Feed-Forward: Was wirst du konkret anders machen – ab morgen?
Vorlage & Protokoll fürs Mitarbeitergespräch
Der Generator erstellt eine Vorlage fürs Mitarbeitergespräch inklusive Agenda, Fragen, Zielvereinbarung und Protokoll. Du kannst Ergebnisse exportieren und im nächsten Check-in wieder aufgreifen.
Ziele im Mitarbeitergespräch: SMART & OKR kurz erklärt
SMART: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert. OKR: Vision in messbare Objectives mit 2–4 Key Results übersetzen. Wichtig: klare Messgrößen, realistische Zeiträume und ein gemeinsames Verständnis von Erfolg.
Dokumentation & DSGVO
- Nur Erforderliches dokumentieren: Zweckbindung beachten, keine sensiblen Daten ohne Not.
- Zugriffsrechte & Aufbewahrung: wer darf lesen/bearbeiten? Welche Fristen gelten?
- Transparenz: Mitarbeitende wissen, was festgehalten wird und wofür.
Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest
- Unklare Ziele/Agenda → vorher definieren und teilen.
- Allgemeinplätze statt Beispiele → konkrete Situationen nutzen (STAR).
- Monolog statt Dialog → aktiv zuhören, zusammenfassen, nachfragen.
- Zu viele Ziele → 3 Prioritäten, klare Messgrößen.
- Keine Nachverfolgung → Follow-up im Kalender fixieren.
FAQ zum Mitarbeitergespräch
Wie bereite ich ein Mitarbeitergespräch vor?
Ziele & Agenda festlegen, Beispiele/Belege sammeln, Self-Assessment einholen, ruhigen Rahmen planen, Datenschutz klären. Der Generator führt dich Schritt für Schritt durch.
Welche Fragen sind sinnvoll im Mitarbeitergespräch?
Leistung (Highlights/Learnings), Zusammenarbeit, Hürden, Entwicklung, Ziele, benötigte Unterstützung. Arbeite mit konkreten Beispielen (STAR) und Feed-Forward.
Gibt es eine Vorlage/Protokoll fürs Mitarbeitergespräch?
Ja – direkt über den Generator. Du erhältst eine strukturierte Vorlage inkl. Protokoll und To-dos.
Wie vereinbare ich Ziele (SMART/OKR)?
Kurz: spezifisch, messbar, realistisch terminiert; Messgrößen/Key Results definieren. Max. 3 Prioritäten, klare Verantwortung.
Wie dokumentiere ich DSGVO-konform?
Nur erforderliche personenbezogene Daten, klare Zweckbindung, Rollen/Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen. Transparenz gegenüber Mitarbeitenden.
Unterschied Mitarbeitergespräch vs. Personalgespräch?
Personalgespräch ist der Oberbegriff. Mitarbeitergespräch meint meist das strukturierte Jahres-/Entwicklungsgespräch.
Darf/sollte Gehalt Thema sein?
Kann integriert werden; oft sinnvoll, Performance- und Vergütungsdialog zu trennen – Klarheit erhöht Akzeptanz.
Wie lade ich richtig ein?
Frühzeitig mit Ziel/Agenda, Zeitfenster, Ort/Link, ggf. Unterlagen (Self-Assessment, KPIs). Psychologisch sichere Atmosphäre ankündigen.
Wie lange dauert ein Mitarbeitergespräch?
Je nach Kontext 45–90 Minuten. Für Jahresgespräche mit Zielvereinbarung 60–90 Minuten einplanen.
Remote oder Hybrid – geht das?
Ja. Kamera an, Störungen minimieren, Dokumentation teilen, Pausen bei langen Sessions. Klare Abschlusszusammenfassung.
Gibt es Vorlagen als PDF?
Ja – nutze den Generator und exportiere deine Vorlage/Protokoll als PDF/Docx.
Weiterführende Informationen
Jetzt starten
Nutze den Mitarbeitergespräch-Generator, dokumentiere Ergebnisse und plane direkt deinen nächsten Check-in. Für vertiefende Unterstützung verweise ich auf Beratung & Coaching oder meinen Podcast „Führung neu gedacht“.
Mitarbeitergespräch neu denken: Vom Feedback zum Feedforward
Warum ein Zukunftsfokus Gespräche wirksamer macht – und wie du Feedforward konkret einführst.
Das klassische Mitarbeitergespräch dreht sich oft um Vergangenes: Was lief gut? Was nicht? Feedback ist wichtig – aber es bleibt rückwärtsgewandt. Feedforward verschiebt den Fokus in die Zukunft: Was wollen wir als Nächstes erreichen? Welche nächsten Schritte, Verhaltensweisen und Zielvereinbarungen bringen uns dorthin? Dieser Perspektivwechsel erhöht Akzeptanz, Motivation und Umsetzungsenergie.
Warum klassisches Feedback oft stecken bleibt
Feedback bewertet Vergangenes. Es kann leicht defensiv machen („Rechtfertigungsschleifen“), verengt den Blick auf Fehler und wird – trotz guter Absicht – schnell als Urteil erlebt. Häufige Folgen: Gegenargumente, Schuldfragen, Schonhaltung. Ergebnis: wenig Veränderung.
Feedforward dagegen fragt: „Was tun wir ab morgen anders, damit das gewünschte Ergebnis wahrscheinlicher wird?“ Der Fokus liegt auf Möglichkeiten statt Mängeln – lösungs- und zukunftsorientiert.
Was ist Feedforward?
Feedforward ist ein zukunftsorientierter Dialog, der konkrete Verhaltensoptionen und nächste Schritte definiert. Er basiert auf drei Prinzipien:
- Zukunft vor Vergangenheit: Lernen ja – aber ohne im Rückblick stecken zu bleiben.
- Verhalten vor Bewertung: Beobachtbares Handeln statt Etiketten.
- Konkretion vor Allgemeinplatz: Messbare Schritte, Termine, Verantwortungen.
So führst du Feedforward im Mitarbeitergespräch ein (7 Schritte)
- Ziel klären: Welches Ergebnis soll in den nächsten 4–12 Wochen sichtbar sein?
- Ressourcen sichten: Welche Stärken/Erfolge können wir hebeln?
- Hebel identifizieren: Welche 1–2 Verhaltensänderungen haben die größte Wirkung?
- Konkrete Schritte planen: Wer macht was bis wann – und wie messen wir Fortschritt?
- Hürden antizipieren: Welche Risiken gibt es? Welche Unterstützung ist nötig?
- Check-ins terminieren: Kurze Reviews (z. B. alle 2–4 Wochen) statt erst im Jahresgespräch.
- Protokollieren & sichtbar machen: Ziele, Messgrößen, Meilensteine dokumentieren.
Beispielfragen für Feedforward
- „Welches Ergebnis wäre in 8 Wochen ein klarer Fortschritt – woran würden wir es messen?“
- „Welche zwei Verhaltensweisen zahlen am stärksten darauf ein?“
- „Was lässt sich ab morgen minimal anders machen (kleinster nächster Schritt)?“
- „Welche Unterstützung brauchst du – von mir, vom Team, von Tools/Prozessen?“
- „Wann prüfen wir den Fortschritt und wie visualisieren wir ihn?“
Typische Stolpersteine – und Gegenstrategien
- Zu abstrakt: Gegenmittel: Beispiele, messbare Key Results, klare Zeitfenster.
- Zu viele Ziele: Gegenmittel: Max. drei Prioritäten, „Must-do statt Nice-to-have“.
- Kein Follow-up: Gegenmittel: fixe Check-ins im Kalender, kurze Review-Agenda.
- Rollenunklarheit: Gegenmittel: Verantwortlichkeiten explizit festhalten.
Mini-Template: Ziel & Feedforward-Plan
Ziel (Objective): “Kundenzufriedenheit auf NPS ≥ 55 steigern bis 31.12.”
Key Results:
- Antwortzeit im Support von Ø 12h → 6h
- Erstlösungsquote von 68% → 80%
- 3 Kundeninterviews/Monat durchführen
Feedforward-Schritte (nächste 4 Wochen):
- Ticket-Triage täglich 9:00 Uhr (Owner: Teamlead)
- Antwortbausteine für Top-5-Anliegen aktualisieren (Owner: A/B-Test Team)
- Wöchentliches Retro-Snippet (15 Min) mit 1 Lernpunkt + 1 Commit je Person
Fazit
Feedback erklärt die Vergangenheit – Feedforward gestaltet die Zukunft. Wer Mitarbeitergespräche auf Zukunft, Verhalten und nächste Schritte ausrichtet, erhöht Geschwindigkeit, Verbindlichkeit und Wirksamkeit. Der Rest ist Umsetzung.